• قبل از همايش امكانات لازم برای استراحت مسافران را فراهم كنيد.
• میهمانان از روي ليست هاي اعلام شده حضور پیدا کنند.
• فرم هاي نظرسنجي در ابتداي همايش به شركت كنندگان داده شود و دراخر نيز دريافت شود.
• با ورود ميهمانان كاتولوگ هايي درباره هدف از همايش و برنامه هاي همايش در اختيار شركت كنندگان قرار بگيرد .
• در ابتداي مراسم چند ایه از قران تلاوت شود
• بعد هم سرود ملي كشور با صداي رسا پخش شود.
• در حين برگزاري همايش امنيت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد.
• جايگاه سخنران و مجري بايد به اندازه كافي از جايگاه ساير ميهمانان بلند تر باشد.
• ميكروفون و بلندگو ها از قبل تست شده و از سالم بودن انان مطمئن شوید.
• سيستم تهويه و سرمايشي /گرمايشي محل برگزاري همايش مناسب آب و هوا و شرايط آب و هوايي منطقه باشد.
• خدمات بهداشتي مناسب در محل همايش در نظر گرفته شود.
• امكان دسترسي تمام اعضا به آب آشاميدني سالم باشد.
• سيستم روشنايي برای سخنران و حاضران در سالن تنظیم باشد
• قبل و بعد برگزاري همايش اياب و ذهاب در اختيار مهمانان قرار بگيرد.
• محل جداگانه اي براي خبرنگاران حاضر شده باشد.
• گرفتن عكس هاي مناسب و با كيفيت بالا براي مستند سازي همايش و درج در پوستر هاي بعدي ضروري است،و عكاسان و فيلمبرداران تمام سالن را پوشش دهند و فقط روي جايگاه سخنران متمركز نشوند.
• صندلي بايد به اندازه كافي براي نشستن اعضا تهیه شده باشد.
• براي مهمانان ويژه بايد جايگاه خاصي در نظر گرفته شود.
• كاغذ و قلم بايد در اختيار همه شركت كنندگان براي ياداشت برداري قرار بگيرد.
• باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قطعی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از برگزاری پیش بینی و کارهای لازم انجام بشود
• حین برگزاری مراسم باید تغذیه و پذیرایی مناسبی صورت گیرد.
• امکان استفاده راحت از پراژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد.
• باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوش آمد گویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند
• بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود.
• میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت.
• در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده در اختیار همگان قرار گیرد.
