نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد

• قبل از همايش امكانات لازم برای استراحت مسافران را فراهم كنيد.

• میهمانان  از روي ليست هاي اعلام شده حضور پیدا کنند.

• فرم هاي نظرسنجي در ابتداي همايش به شركت كنندگان داده شود و دراخر نيز دريافت شود.

• با ورود ميهمانان كاتولوگ هايي درباره هدف  از همايش و برنامه هاي همايش در اختيار شركت كنندگان قرار بگيرد .

• در ابتداي مراسم چند ایه از قران تلاوت شود

• بعد هم سرود ملي كشور با صداي رسا پخش شود.

• در حين برگزاري همايش امنيت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد.

• جايگاه سخنران و مجري بايد به اندازه كافي از جايگاه ساير ميهمانان بلند تر باشد.

• ميكروفون و بلندگو ها از قبل تست شده و از سالم بودن انان مطمئن شوید.

• سيستم تهويه و سرمايشي /گرمايشي محل برگزاري همايش مناسب آب و هوا و شرايط آب و هوايي منطقه باشد.

• خدمات بهداشتي  مناسب در محل همايش در نظر گرفته شود.

• امكان دسترسي تمام اعضا به آب آشاميدني سالم باشد.

• سيستم روشنايي برای سخنران و حاضران در سالن تنظیم باشد

• قبل و بعد برگزاري همايش اياب و ذهاب  در اختيار مهمانان قرار بگيرد.

• محل جداگانه اي براي خبرنگاران حاضر شده باشد.

• گرفتن عكس هاي مناسب و با كيفيت بالا براي مستند سازي همايش و درج در پوستر هاي بعدي ضروري است،و عكاسان و  فيلمبرداران تمام سالن را پوشش دهند و فقط روي جايگاه سخنران متمركز نشوند.

• صندلي بايد به اندازه كافي براي نشستن اعضا تهیه شده باشد.

• براي مهمانان ويژه بايد جايگاه خاصي در نظر گرفته شود.

• كاغذ و قلم بايد در اختيار همه شركت كنندگان براي ياداشت برداري قرار بگيرد.

• باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قطعی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از برگزاری پیش بینی و کارهای لازم انجام بشود

• حین برگزاری مراسم باید تغذیه و پذیرایی مناسبی صورت گیرد.

• امکان استفاده راحت از پراژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد.

• باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوش آمد گویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند

• بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود.

• میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت.

• در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده  در اختیار همگان قرار گیرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

شما میتوانید از برچسب ها و ویژگی های HTML هم استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

بالا